Pokud jste v podnikání nebo ve škole, která vyžaduje, abyste pracovali s více klienty nebo projekty, je důležitý správný registrační systém. Existuje několik způsobů podávání dokumentů, ale váš systém by měl v konečném důsledku odrážet vaše potřeby. Nejlepší způsob, jak se připravit na účinný systém, je vyhradit si pár dní na práci výhradně na organizaci.
Kroky
Metoda 1 ze 3: Příprava na nový registrační systém
Krok 1. Shromážděte všechny své materiály
Než se pokusíte nastavit správný systém, musíte zkompilovat všechny své papíry. Projděte všechna místa, kde můžete mít papírování, a umístěte je všechny na jednu hromádku. Věnujte čas tomu, abyste si mohli řádně zaúčtovat veškerou aktivní i neaktivní práci, kterou máte.
- Plánujte předem tím, že uvolníte místo na stole, abyste mohli pracovat na svých dokumentech.
- Pokud přizpůsobujete papírování někoho jiného do nového systému evidence, odeberte všechny dokumenty ze současného systému. Bude pro vás lepší zvládnout všechny dokumenty a připravit se na nový systém.
Krok 2. Projděte si všechny dokumenty
Toto je těžká část procesu, ale je to také zásadní krok k organizaci. Oddělte všechny soubory podle toho, jaké jsou, jako jsou bankovní výpisy, účty za kreditní karty a platby hypotéky. Může se to zdát únavné, ale projděte si každý dokument na své hromádce, abyste zjistili, s čím pracujete.
- Nemusíte číst každý papír, ale pomůže vám krátká příručka.
- Post-it poznámky jsou dobré pro označení důležitých papírů, o kterých víte, že na nich budete muset strávit čas.
Krok 3. Nastavte hromádky
Když začnete třídit papírování, bylo by vhodné mít související dokumenty pohromadě. Všechny papíry týkající se klienta „Nickelback“byste mohli umístit na jednu hromádku. Dalším příkladem je hromadit práci na měsíce.
- Mít smysl pro chronologické pořadí by mohlo být užitečné pro vaše potřeby v evidenci.
- Stanovte si priority při třídění pomocí papírování. Jakmile uvidíte papíry, které jsou mimořádně důležité, položte je na vrch jejich hromádky.
Krok 4. Snižte, jak uznáte za vhodné
Další hromádka, kterou můžete vytvořit, je hromádka koše. Není nutné odhodit hromadu vašich papírů, ale měli byste oddělit nedůležité papíry od ostatních hromádek. Můžete dokonce založit různorodou hromádku, kam by mohly chodit náhodné papíry.
Pokud jste si 100% jisti, že nepotřebujete nějaké papírování a nemůžete nakreslit životaschopný odkaz na jiný dokument, zrušte je. Poraďte se se svými nadřízenými, zda smíte něco zahodit, než s něčím projdete
Krok 5. Použijte složky manila
Udržujte si věci jednoduché pro sebe pomocí levných složek v manile. To nepoškodí vaše finanční prostředky a umožní vám provádět jakýkoli registrační systém, který byste chtěli. Balíček manilských složek můžete získat z jakéhokoli obchodu s kancelářskými potřebami.
Krok 6. Přeneste své hromádky
Použijte hromádky, které jste založili dříve, jako vodítko pro vaše složky. Zajistěte také organizaci obsahu každé složky. Obsah souboru můžete uspořádat podle důležitosti každého článku nebo podle chronologie.
- Vyhněte se uspořádání obsahu souboru podle abecedy. Abecední organizace funguje efektivněji pro organizování skupin souborů.
- Při vyplňování složek umístěte složky manila do kartotéky.
Metoda 2 ze 3: Vytvoření přizpůsobeného systému pro vás
Krok 1. Použijte abecední registrační systém
Abecední registrační systém funguje dobře, když potřebujete načíst jména lidí, zákazníků, autorů, názvy filmů, knih atd. Za předpokladu, že používáte výrazy, které lze snadno načíst, je často nejsnadnějším používáním abecední registrační systém.
- Nejlepší způsob ukládání a načítání souborů je označení každého souboru. Manilské složky mají další záložku určenou k označení souborů, což usnadní proces načítání.
- Pokud zpracováváte klienty, je efektivnější abecedně podle příjmení.
- Pokud máte mnoho souborů, zvažte vytvoření písmenných oddílů, které vám pomohou s organizací. Oddělovače sekcí jsou velké a jednoduše obsahují jedno písmeno. Písmena můžete také rozdělit do dvojic jako „A-D“nebo „F-K“.
Krok 2. Použijte aktuální objednávku
Když pracujete nebo studujete v různých oborových oblastech, může být předmět nebo pořadí témat velmi užitečným způsobem, jak získat informace. Pokud například studujete právo, můžete mít předmět smlouvy, ústavní právo, delikty, správní právo, mezinárodní právo atd.
- Nejlepší způsob, jak organizovat aktuální informace, je pomocí děličů sekcí. Oddělovače sekcí označte podle obsahu, například „Admin Law“.
- Tento systém funguje nejlépe, pokud máte několik různých témat. Pokud ne, zůstane vám jeden nebo dva rozdělovače a ne příliš organizovaný systém.
Krok 3. Zkuste číselné podání
Tento typ záznamového systému je ideální pro soubory, které obsahují data nebo čísla. Pokud například máte faktury, stvrzenky, datované události atd., Může numerický systém usnadnit opětovné vyhledání systému. U této možnosti můžete také zvážit označení měsíce a roku. Pro ty, kteří pracují v prostředí, které používá číslování pro dokumenty, jako jsou lékařské dokumenty, legislativní dokumenty, soudní případy atd., Je číslování užitečnou metodou vyhledávání.
- Tento systém používejte pouze tehdy, pokud vám vyhovuje prohlížení několika čísel a můžete z nich získávat informace.
- Označte na kartách podání čísla nebo data a uspořádejte je podle číslované hodnoty. Začněte na „1“a následující čísla zvyšují hodnotu.
- Pokud podáváte měsíce, začněte od ledna a přesuňte se v pořadí do prosince. Každý měsíc budete mít prospěch z děličů sekcí.
Krok 4. Použijte barevné kódování
To je skvělé pro kreativní ukládání a je zvláště účinné pro ty, kteří mají dobré vizuální vzpomínky. Může pomoci křížový odkaz na různé předměty na základě barevného kódování. Můžete barevně kódovat kteroukoli z výše uvedených technik pro podání. Můžete také použít kombinaci organizačních systémů spárováním barevných kódů s jiným systémem.
- Jedním z nejjednodušších způsobů, jak přidat barvu do zavedené metody plnění, je použití zvýrazňovačů. Různé balení zvýrazňovačů můžete zakoupit v každém obchodě s kancelářskými potřebami.
- Dalším způsobem, jak implementovat barevné kódování, je použití různých barevných složek.
Krok 5. Použijte frekvenční systém
To funguje dobře u položek, které používáte neustále, ale nemělo by jít o samostatný systém. Potřebuje se živit jiným systémem, například abecedním systémem. Přidejte často používané informace do seskupeného prostoru ve vaší archivační oblasti, aby je bylo možné rychle získat, například úplně vpředu v zásuvce kartotéky.
Budete si muset dávat pozor, abyste pomocí tohoto systému nebyli neorganizovaní. Udržet v popředí projekt, na kterém právě pracujete, nezaručí vždy efektivní organizaci
Metoda 3 ze 3: Zachování organizovaného systému
Krok 1. Okamžitě podejte dokumenty
Jedním ze způsobů, jak zajistit efektivní provoz vašeho spisového systému, je vkládání papíru při jeho zpracování. Registrační systém nebude fungovat, pokud odložíte papíry. Zvyknutí si podávat papíry také pomůže vaší produktivitě a pracovnímu toku.
Krok 2. Udržujte svůj prostor aktualizovaný
Každých pár měsíců byste měli projít svým registračním systémem a udělat krátkou prohlídku. Nejste povinni kontrolovat všechny své dokumenty stejně jako u počáteční organizace. Zkontrolujte všechny soubory a ujistěte se, že je vše organizované a na správném místě.
Po prvních několika měsících můžete také zvážit, zda systém, který si vyberete, pro vás funguje
Krok 3. Vyčistěte místo
Jednou ročně byste měli udělat větší úklid pracovního prostoru. Možná máte nějaké soubory, které pravidelně používáte, ale nyní byste měli procházet ostatní soubory, které používáte méně. Otevřete soubory, které používáte méně, a přečtěte si všechny své dokumenty, abyste zjistili, zda není zbytečné papírování.
Vyjměte všechny soubory a otřete kartotéku vlhkou žínkou, abyste odstranili nahromaděný prach
Tipy
- Tyto zásady mohou platit také pro počítačová nebo jiná elektronická podatelenská seskupení.
- U souborů, které nejsou umístěny abecedně, použijte rejstřík. Mělo by to být uspořádáno abecedně, abyste mohli soubory rychle vyhledat jakkoli. Umístěte tento index na začátek souboru.
- Začněte tím, že vyčistíte a roztřídíte své hromady papírů a pomocí poznámek po něm seřadíte do kategorií a poté do podkategorií.
- Je užitečné mít různý soubor pro položky, které se nikam jinam úhledně nevejdou.
